Elke inkomende factuur automatisch uitgelezen, gecontroleerd en klaargezet in je boekhoudpakket. Jouw team controleert alleen nog de uitzonderingen, de rest gaat vanzelf.
Handmatige factuurverwerking kost gemiddeld 10 tot 15 minuten per factuur: openen, overtikken, controleren, boeken en archiveren. Bij honderd facturen per maand ben je zo twee tot drie werkdagen kwijt aan werk dat niemand leuk vindt. Geautomatiseerd duurt dezelfde factuur seconden, en kijkt een mens alleen nog naar de uitzonderingen die het systeem eruit pikt.
Van binnenkomst tot archief: elke stap die je team nu handmatig doet, maar dan in seconden.
Uit je mailbox, leveranciersportalen en scans. Eén centrale intake, ongeacht hoe de factuur binnenkomt: PDF, foto of e-factuur.
De AI leest leverancier, factuurnummer, bedragen, btw en regels uit. Ook bij slechte scans en afwijkende formaten, zonder dat je per leverancier een sjabloon hoeft in te richten.
Automatische checks op btw-nummer, bedragen, dubbele facturen en afwijkingen ten opzichte van de inkooporder. Wat niet klopt, wordt gemarkeerd in plaats van geboekt.
Via een koppeling met Exact, Moneybird, e-Boekhouden, Twinfield of wat je ook gebruikt. Met de juiste grootboekrekening en kostenplaats, klaar voor betaling.
Uitzonderingen en facturen boven een drempelbedrag gaan naar de juiste persoon ter goedkeuring. De rest loopt automatisch door. Jij bepaalt de regels.
Elke factuur en elke beslissing terugvindbaar, met wie wat wanneer heeft goedgekeurd. De 7 jaar bewaarplicht is standaard gedekt.
Wat het verschil concreet betekent, per factuur en per maand.
| Handmatig | Geautomatiseerd | |
|---|---|---|
| Tijd per factuur | 10 tot 15 minuten overtikken en boeken | Seconden, plus korte controle van uitzonderingen |
| Kosten per factuur | Marktonderzoek noemt tot ruim €17 per handmatig verwerkte factuur | Minder dan €1 per factuur |
| Fouten | Overtypfouten, verkeerde grootboekrekening, dubbel betaald | Validatie op regels, afwijkingen gemarkeerd |
| Piekdrukte | Stapels na vakantie of maandafsluiting | Verwerkt bij binnenkomst, 24/7 |
| Terugvindbaarheid | Mapjes, mail en losse schijven | Alles centraal, met volledige audit-trail |
Vanaf 2030 wordt e-facturatie via Peppol stapsgewijs verplicht voor B2B-facturen in Nederland; de wetgeving daarvoor is in voorbereiding. Wie nu zijn factuurproces automatiseert, sluit straks moeiteloos aan op die standaard.
Kort gesprek over je factuurproces, volumes en boekhoudpakket. Binnen 48 uur heb je jouw drie grootste quick wins op een rij. Vrijblijvend.
We bouwen de automatisering op je bestaande boekhoudpakket en mailbox, in n8n en dus vendor-vrij. Eerste werkende versie binnen 4 tot 6 weken.
We draaien op echte facturen terwijl we meekijken. De goedkeurflow staat vanaf dag één aan, zodat er nooit iets ongezien wordt geboekt.
We bewaken de flow, vangen fouten af en breiden uit naar andere documentstromen. Alles inbegrepen in een vast maandabonnement. Zie prijzen.
Zo verloopt het als een leverancier een factuur mailt. De meeste facturen halen stap drie nooit.
De leverancier mailt een pdf naar facturen@. De automatisering leest leverancier, factuurnummer, bedragen, btw en vervaldatum uit.
Hij zoekt de bijbehorende bestelling of het contract op, controleert IBAN en KvK tegen wat bekend is en ziet een afwijking van 3 procent.
Alleen omdat het bedrag afwijkt, krijgt de inkoper een melding met de factuur, de order en het verschil naast elkaar. Eén klik.
De factuur staat in Exact, Moneybird of jouw pakket, de betaling staat klaar voor de vervaldatum en de leverancier krijgt een bevestiging.
De aantallen en tijden in dit voorbeeld zijn illustratief. De rolverdeling is hoe we het bouwen: het systeem doet het uitzoekwerk, een mens neemt de beslissing.
Inkoopfacturen komen overal binnen. Het verschil zit in waar je ze tegen controleert.
Kantoren met veel leveranciers en doorbelasting per cliënt of project, waar elke factuur op de juiste kostenplaats moet landen.
Voor dienstverleners →Honderden inkoopfacturen per maand die tegen bestelling en pakbon gematcht moeten worden, inclusief deelleveringen.
Voor groothandels →Materiaal- en onderdelenfacturen tegen inkooporders, met controle op prijsafspraken en levertermijnen.
Voor de maakindustrie →Leveranciers en freelancers per klant en per project, met automatische doorbelasting naar de klantfactuur.
Voor bureaus →We hebben nog geen publieke case over factuurverwerking. De bouwstenen zijn wel dezelfde als in dit portaal.
Een nieuwsbriefproces dat één persoon zo'n 15 uur per week kostte, draait nu via een portaal: AI selecteert branche-artikelen, de winkelier kiest er drie tot vijf, het systeem schrijft de nieuwsbrief in de huisstijl en verstuurt via Brevo.
Bekijk de case →De vier twijfels die bijna elk gesprek opent. Met ons eerlijke antwoord.
Dan werken we met de importfunctie of een UBL-bestand dat je pakket wel begrijpt. Bij de scan checken we dit als eerste.
Elke factuur gaat langs vaste regels: klopt de IBAN met eerdere betalingen, is het KvK-nummer bekend, is er een bestelling, is dit factuurnummer al eens gezien. Bij twijfel stopt de flow.
Vanaf enkele tientallen per maand loont het al, zeker als het nu tussen andere taken door gebeurt. Bij minder is een goede mailregel soms genoeg; dat zeggen we dan ook.
Kan. Elke stap wordt gelogd: wat is uitgelezen, waarmee gematcht, wie heeft goedgekeurd. Die audit trail is voor de accountant vaak juist een verbetering.
Instappen kan zonder eenmalige kosten: Forge.Start vanaf €500 per maand, na 3 maanden maandelijks opzegbaar. Meer maatwerk of meerdere AI-medewerkers? Forge.Pro. Liever geen abonnement? Forge.Project: eenmalig bouwen, alles wordt overgedragen. Wat je precies kunt verwachten staat in wat kost AI-automatisering.
Bekijk alle prijzenBinnen 48 uur: kort gesprek + jouw drie grootste quick wins op een rij. Vrijblijvend.